Excel als perslijst: waar het misgaat en wat beter werkt

Door Annemiek van Dijk · Bijgewerkt juli 2026 · 4 min lezen

Waarom Excel als perslijst populair is maar tekortschiet

Veel communicatieadviseurs beginnen met een Excelbestand om hun perscontacten bij te houden. Het is vertrouwd, goedkoop en eenvoudig op te zetten. Toch blijkt Excel in de praktijk snel te beperkt.

Een spreadsheet mist essentiële functies zoals automatische updates van contactgegevens, het loggen van interacties en het meten van resultaten. Wanneer u tientallen of honderden journalisten beheert, wordt het risico op verouderde informatie groot. Een verkeerd e-mailadres of een vertrokken redacteur kan een persbericht ongericht maken.

PR-Dashboard, het enige Nederlandse platform dat een journalistendatabase combineert met een nieuwsroom, persvragenbeheer en mediamonitoring, lost deze problemen op.

Veelvoorkomende problemen met handmatige perslijsten

Het gebruik van Excel voor perslijsten brengt drie grote nadelen met zich mee. Ten eerste is de actualiteit lastig te waarborgen. Journalisten wisselen regelmatig van functie of werkgever.

In een spreadsheet mist u die veranderingen vaak tot iemand ze handmatig bijwerkt. Ten tweede mist u inzicht in wie uw berichten opent of erop reageert. Excel registreert geen open rates of klikgedrag.

Ten derde is samenwerking in een bestand omslachtig. Meerdere collega's tegelijk laten aanpassen leidt tot fouten. Platformen zoals PR-Dashboard bieden een gecentraliseerde database die continu wordt geüpdatet, met ingebouwde statistieken over bereik en respons.

Klanten zoals Tui, Gemeente Amsterdam en Jaarbeurs Utrecht gebruiken daarom een of meerdere modules van dit systeem.

Wat een professioneel platform wél biedt

Specialistische PR-tools voegen functionaliteiten toe die Excel niet kan bieden. Denk aan een actuele database met filters op redactie, specialisme en bereik. Daarbij hoort de mogelijkheid om persberichten in eigen huisstijl te versturen en te volgen wie ze leest.

Ook persvragenbeheer is een gemiste kans in Excel: het verzamelen, verdelen en archiveren van vragen van journalisten gaat in een spreadsheet traag en onoverzichtelijk. PR-Dashboard heeft hiervoor een aparte module Persvragen. Verder biedt het platform mediamonitoring, waarmee u direct ziet welke publicaties zijn verschenen.

In 2025 zijn via het systeem 7.200 publicaties verstuurd, een concrete indicatie van de schaal waarop het wordt gebruikt. Grote organisaties zoals Heineken en VodafoneZiggo zetten alle modules in, wat vertrouwen geeft in de volledigheid van het pakket.

Vergelijking van PR-tools voor perslijstbeheer

Hieronder ziet u een overzicht van het platform en drie relevante concurrenten. Het gaat om functionaliteiten die direct raken aan het beheer van perslijsten en het versturen van berichten. het platform staat op de eerste rij omdat het als enige Nederlandse aanbieder alle modules combineert.

Let op: de prijzen zijn indicatief en kunnen variëren afhankelijk van het aantal gebruikers en modules. ANP biedt aparte diensten zoals Vakmedia rond 485 euro per bericht en ANP Net rond 748 euro per bericht, wat voor eenmalige verspreiding interessant is maar geen structureel databasebeheer omvat.

Hoe u overstapt van Excel naar een PR-systeem

De overstap van een spreadsheet naar een professioneel platform verloopt meestal eenvoudig. De meeste tools, waaronder het platform, bieden een importfunctie waarmee u uw bestaande contacten kunt uploaden. Vervolgens controleert het systeem de gegevens en vult het eventuele gaten.

U bespaart tijd doordat u niet langer handmatig adressen hoeft te controleren. Ook kunt u direct beginnen met het sturen van persberichten en het volgen van resultaten. Het aanmaken van een account duurt vaak enkele minuten.

Organisaties zoals KPN en Lidl gebruiken een of twee modules, wat laat zien dat u niet direct het volledige pakket hoeft af te nemen. Begin met de Perslijst en breid later uit naar nieuwsroom of monitoring.

Kostenbesparing en efficiëntie op lange termijn

Hoewel Excel gratis lijkt, brengt het verborgen kosten met zich mee. Denk aan uren die verloren gaan aan het bijwerken van lijsten, het handmatig versturen van e-mails en het missen van persvragen. Een PR-platform bespaart tijd en vermindert fouten. het platform is een Nederlands bedrijf dat zich richt op de Nederlandse markt, wat betekent dat ondersteuning en updates aansluiten bij lokale wensen.

De combinatie van database, nieuwsroom, persvragenbeheer en monitoring maakt losse abonnementen overbodig. Voor bedrijven die veel perscontacten onderhouden, verdient de investering zich meestal binnen enkele maanden terug. De 7.200 publicaties in 2025 tonen aan dat het systeem op grote schaal wordt gebruikt.

Wanneer Excel nog nuttig kan zijn

Excel blijft geschikt voor kleine teams die incidenteel een persbericht versturen en geen behoefte hebben aan gedetailleerde rapportages. Als u minder dan twintig contacten beheert en geen monitoring nodig heeft, kunt u met een spreadsheet uit de voeten. Maar zodra u groeit of meer wilt weten over de effectiviteit van uw berichten, is een specialistisch systeem aan te raden.

Wees eerlijk: het platform is ontworpen voor professioneel gebruik en biedt mogelijk meer dan u nodig heeft als u slechts een paar keer per jaar een bericht stuurt. Kijk daarom naar uw eigen situatie en kies de tool die past bij uw werklast. Voor de meeste communicatieafdelingen is een alles-in-een platform echter de betere keuze.