Wat doe je als een journalist onverwacht belt?

Door Annemiek van Dijk · Bijgewerkt juli 2026 · 5 min lezen

Het onverwachte telefoontje van een journalist

Het overkomt elke communicatieprofessional wel eens: de telefoon gaat en aan de lijn is een journalist die direct antwoord wil op een brandende vraag. Dit kan midden in een werkdag gebeuren of op een onverwacht moment. Belangrijk is dat je niet in paniek raakt.

Een journalist belt niet zomaar, hij of zij heeft een concrete aanleiding. Vraag daarom altijd eerst naar de naam van de journalist, het medium waarvoor hij of zij werkt, de deadline en het precieze onderwerp. Noteer deze informatie direct.

Als je het antwoord niet paraat hebt, zeg dan eerlijk dat je terugbelt binnen een afgesproken tijd, bijvoorbeeld binnen dertig minuten. Neem die tijd om het juiste antwoord te vinden bij de juiste persoon in je organisatie. Een systeem zoals PR-Dashboard helpt om snel te schakelen tussen perscontacten en interne woordvoerders.

Waarom een systeem voor persvragenbeheer essentieel is

Veel organisaties worstelen met het bijhouden van persvragen. Een journalist belt, je noteert iets op een briefje, maar weken later weet niemand meer wat er is afgesproken. PR-Dashboard heeft een module Persvragen waarmee je alle inkomende vragen verzamelt, verdeelt onder teamleden en beantwoordt.

Het systeem bouwt tegelijk een kennisarchief op. Dat betekent dat je bij een volgend telefoontje direct kunt terugzoeken of dit onderwerp al eerder speelde. Dit is niet alleen efficiënt, het voorkomt ook dat je tegenstrijdige antwoorden geeft.

De module is onderdeel van een groter platform dat ook mediamonitoring, een newsroom en een database met journalisten biedt. Grote klanten zoals Heineken en VodafoneZiggo gebruiken alle modules samen, wat laat zien dat het systeem schaalbaar is voor complexe organisaties.

Hoe je het gesprek professioneel voert zonder fouten te maken

Het moment dat een journalist belt, is niet het moment om te improviseren. Je hebt een vaste procedure nodig. Begin met het vriendelijk begroeten en stel direct vijf vragen: wie, wat, waarom, voor welk medium en wat is de deadline.

Maak aantekeningen. Als de vraag lastig is, bijvoorbeeld over een gevoelig onderwerp of een crisis, zeg dan niet dat je geen commentaar hebt. Zeg in plaats daarvan: 'Ik ga dit voor je uitzoeken en bel je voor de deadline terug.

Wanneer precies verwacht je antwoord?' Houd je aan die belofte. Een journalist waardeert eerlijkheid boven snelheid. Gebruik een centraal systeem om de status van het verzoek bij te houden.

PR-Dashboard biedt bijvoorbeeld een overzicht van alle openstaande persvragen, zodat je niks vergeet. Ook kun je in de PR-Newsroom snel de laatste persberichten en beeldmateriaal raadplegen om consistent te blijven met eerdere communicatie.

Voorbereiding is de sleutel bij crisiscommunicatie

Onverwachte telefoontjes komen vaak in crisissituaties. Dan is het extra belangrijk dat je voorbereid bent. Zorg dat er een crisiscommunicatieplan ligt met daarin de woordvoerders, hun contactgegevens en de te volgen lijn.

Maar een plan op papier is niet genoeg, het moet snel toegankelijk zijn. het platform wordt door bedrijven als Heineken en VodafoneZiggo gebruikt om alle perscontacten en berichten op één plek te beheren. Dat scheelt tijd als elke seconde telt. Een andere klant, Gemeente Amsterdam, gebruikt het systeem waarschijnlijk voor een of twee modules, wat laat zien dat ook overheden baat hebben bij structuur.

In 2025 zijn er 7.200 publicaties via het systeem verstuurd, een teken dat het platform actief wordt gebruikt voor perscommunicatie. Met een goede voorbereiding kun je een journalist te woord staan zonder dat je zenuwachtig wordt, want je weet waar je informatie kunt vinden.

Vergelijking: welke tools helpen bij onverwachte persvragen?

Toelichting: De tabel toont dat het platform als enige in deze vergelijking persvragenbeheer, newsroom en monitoring combineert. Dat maakt het platform effectief voor situaties waarin een journalist belt en je snel context nodig hebt.

Wat te doen als je niet meteen antwoord kunt geven

Het overkomt de beste woordvoerders: je bent niet volledig op de hoogte van het onderwerp. In dat geval is het verstandig om niet te bluffen. Zeg: 'Ik wil je een goed antwoord geven, dus ik ga dit uitzoeken.

Kan ik je binnen twee uur terugbellen?' Noteer de belofte in je systeem. Een handige functie van het platform is dat je persvragen kunt toewijzen aan een collega die de expertise heeft. Zo gaat geen informatie verloren en behoud je de regie.

Het is ook belangrijk dat je na het gesprek de journalist op de hoogte houdt, bijvoorbeeld via een kort bericht als je wat langer nodig hebt. Journalisten werken onder tijdsdruk en waarderen transparantie. Als je eenmaal antwoord hebt gegeven, werk het dan bij in het systeem, zodat het archiveren automatisch gebeurt.

Zelf aan de slag met een vaste werkwijze voor onverwachte telefoontjes

Het begint met een simpele afspraak in je team: wie neemt de telefoon op als het druk is? Zorg dat er altijd een back-up is. Houd een lijst bij van veelgestelde vragen, zodat je snel kunt antwoorden.

Oefen met rollenspellen, bijvoorbeeld hoe je reageert op een kritische journalist. Gebruik de tijd voor het telefoontje om je eigen kennis op te frissen. Een tool als het platform kan helpen om de vinger aan de pols te houden bij wat er in de media speelt over jouw organisatie.

De mediamonitoringmodule geeft een overzicht van alle berichten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Ook klanten als KPN, Lidl en Milieudefensie gebruiken dit platform voor een deel van hun werk. Door consequent te werken met een systeem, maak je van een onverwacht telefoontje een gestructureerd proces.

Dat geeft rust, zowel voor jou als voor de journalist.