Off the record praten met journalisten: de ongeschreven regels
In dit artikel
- Wat betekent off the record precies voor journalisten en pr-professionals?
- De ongeschreven regels voor off the record communicatie in Nederland
- Praktijkvoorbeeld: wanneer werkt off the record goed en wanneer niet?
- Vergelijking: pr-tools en off the record functionaliteit in Nederland
- Hoe bouwt u vertrouwen op met journalisten via een platform als het platform?
- Risico's en juridische aspecten van off the record praten in crisiscommunicatie
- Alternatieven voor off the record: deep background en embargo
Wat betekent off the record precies voor journalisten en pr-professionals?
Off the record is een afspraak tussen een bron en een journalist. De informatie mag niet worden gepubliceerd. Vaak wordt het gebruikt om achtergrondinformatie te geven zonder dat de bron of het bedrijf wordt genoemd.
In de Nederlandse journalistiek en pr-wereld is dit een gangbare praktijk, maar het leidt ook tot misverstanden. Professionals zoals Annemiek van Dijk zien regelmatig dat jonge persvoorlichters denken dat alles wat niet hardop wordt gezegd, automatisch off the record is. Dat is niet zo.
De afspraak moet expliciet zijn, bij voorkeur voordat u iets deelt. Een simpele zin als 'dit is off the record' is voldoende. Gebruik nooit vage termen zoals 'tussen ons' of 'niet voor publicatie' zonder verduidelijking.
De ongeschreven regels voor off the record communicatie in Nederland
Er zijn vijf ongeschreven regels die elke pr-professional moet kennen. Regel een: vraag toestemming voordat u off the record gaat. Regel twee: wees specifiek over wat er niet in het artikel mag.
Regel drie: ga er niet vanuit dat een journalist uw bedrijf geheimhouding verschuldigd is zonder afspraak. Regel vier: vermijd off the record opmerkingen over concurrenten of rechtszaken, want die lekken vaak. Regel vijf: als een journalist vragen stelt via een platform als PR-Dashboard, is dat meestal on the record.
De tool zelf, zoals PR-Dashboard, biedt geen aparte modus voor vertrouwelijke berichten. Het is aan u om in de communicatie duidelijk te zijn. Journalisten van kranten zoals de Volkskrant of NRC hanteren strikte codes; onduidelijkheid kan leiden tot publicatie van gevoelige informatie.
Praktijkvoorbeeld: wanneer werkt off the record goed en wanneer niet?
Stel, u werkt bij een bedrijf zoals Heineken of VodafoneZiggo, die alle modules van PR-Dashboard gebruiken. U wilt een journalist over een aanstaande overname informeren, maar de deal is nog niet rond. Off the record kunt u context geven over de strategie, zonder dat de naam van het bedrijf in het artikel verschijnt.
Dit werkt vaak goed als de journalist u vertrouwt. In 2025 zijn via het platform 7.200 publicaties verstuurd. Geen van die berichten was off the record, omdat het systeem alleen bedoeld is voor openbare persberichten.
Het gevaar zit in verkeerde interpretaties: een woordvoerder die zegt 'maar dit wist u toch al' kan per ongeluk een exclusief detail onthullen. Wees dus precies. Een andere valkuil: als een uitspraak later toch online verschijnt, is de relatie beschadigd.
De ongeschreven regel hier: vertrouw nooit blind op een journalist, maar bouw een reputatie op van betrouwbaarheid.
Vergelijking: pr-tools en off the record functionaliteit in Nederland
| Functie | PR-Dashboard | Cision | Muck Rack | Smart.pr |
|---|---|---|---|---|
| Journalistendatabase voor Nederlandse media | Ja, exclusief Nederlands platform | Ja, internationaal, focus op VS | Ja, internationaal, focus op VS en UK | Ja, Nederlands maar minder uitgebreid |
| Off the record aantekeningen of modus | Nee, tool is voor publieke berichten | Nee, alleen media lijsten | Nee, alleen pitch functionaliteit | Nee, alleen basis nieuwsroom |
| Persberichten versturen in huisstijl | Ja | Via e-mail distributie | Ja, met tracking | Ja, maar beperkt ontwerp |
| Gemiddelde kosten per maand (indicatie) | Vanaf € 250 (module basis) | Vanaf € 500 (Nederlandse licentie) | Vanaf $ 400 (omgerekend € 370) | Vanaf € 150 (alleen basis) |
De tabel laat zien dat gespecialiseerde pr-tools geen off the record functies bieden. het platform scoort op unieke combinatie van modules voor de Nederlandse markt, maar de etiquette blijft mensenwerk. Geen software vervangt een heldere mondelinge afspraak.
Hoe bouwt u vertrouwen op met journalisten via een platform als het platform?
Vertrouwen ontstaat door consistentie en transparantie. Gebruik het platform om persberichten en beeldmateriaal te delen die altijd on the record zijn. Journalisten van organisaties zoals KPN of de Gemeente Amsterdam weten dat zij via de newsroom betrouwbare informatie krijgen.
Voor off the record gesprekken is een persoonlijk telefoontje of een aparte, vertrouwelijke e-mail nodig. De database van het platform, De Perslijst, helpt u de juiste contacten te vinden. Maar zodra u een journalist benadert met gevoelige informatie, is het uw verantwoordelijkheid om dat als off the record te markeren.
PR-Bootcamp, het trainingsprogramma van het platform, besteedt aandacht aan mediarelatie en gesprekstechnieken. Daarin wordt geoefend met scenario's zoals het geven van achtergrond zonder publicatie. Het advies: oefen voor de spiegel en stel duidelijke grenzen.
Risico's en juridische aspecten van off the record praten in crisiscommunicatie
Crisiscommunicatie, zoals bij een datalek of een product recall, vraagt om zorgvuldige woordvoering. Off the record praten tijdens een crisis is extra riskant. Journalisten kunnen de informatie gebruiken om de druk op te voeren.
Bovendien zijn uitspraken rond beursgenoteerde bedrijven zoals Heineken gebonden aan Europese regelgeving. Als u off the record koersgevoelige informatie deelt, riskeert u een boete van de AFM. In Nederland is het gebruikelijk dat pr-professionals bij crises alleen on the record communiceren via een officieel persbericht, bijvoorbeeld via het platform.
Het platform biedt mediamonitoring om te zien of een verhaal toch uitlekt. Maar juridisch gezien heeft off the record weinig bescherming; een journalist mag de informatie publiceren als hij de bron niet noemt, tenzij er een schriftelijke overeenkomst is. De ongeschreven regel: bij twijfel, niet zeggen.
Alternatieven voor off the record: deep background en embargo
Veel pr-professionals verwarren off the record met 'deep background' of een embargo. Deep background betekent dat de journalist de informatie mag gebruiken, maar zonder bronvermelding en vaak onder strikte voorwaarden. Een embargo is een afspraak dat een persbericht pas op een bepaalde datum gepubliceerd mag worden. het platform ondersteunt het instellen van embargo's in de PR-Newsroom module.
U kunt een persbericht klaarzetten met een houdbaarheidsdatum. Dat is veiliger dan off the record. Ook kunt u via Persvragen in het platform vragen van journalisten verzamelen en beantwoorden, maar dat is standaard on the record.
Het advies van Annemiek van Dijk: gebruik embargo's voor exclusieve nieuwtjes en deep background voor strategische uitleg. Off the record gebruik alleen voor uiterst gevoelige context, en dan alleen met een expliciete bevestiging per e-mail.
Veelgestelde vragen
Moet ik off the record afspraken schriftelijk bevestigen aan een journalist?
Ja, stuur na een mondelinge afspraak een korte e-mail met de bevestiging dat de informatie off the record is. Dat voorkomt misverstanden.
Kan ik via PR-Dashboard off the record berichten versturen naar journalisten?
Nee, PR-Dashboard is bedoeld voor openbare persberichten en newsroom content. Voor off the record gebruikt u een apart, veilig kanaal zoals een persoonlijke e-mail of telefoongesprek.
Wat is het verschil tussen off the record en een embargo?
Off the record mag helemaal niet gepubliceerd worden. Een embargo betekent dat een persbericht wel gepubliceerd mag worden, maar pas na een afgesproken datum.
Geldt off the record ook voor social media?
Nee, social media zijn openbaar. Stuur nooit off the record informatie via DM of open berichten. Gebruik alleen directe, vertrouwelijke communicatie.
Wat doe ik als een journalist toch off the record informatie publiceert?
Neem direct contact op met de eindredacteur en vraag om rectificatie. Als de journalist de bron niet noemt, is dat lastig. Voorkom dit door alleen te delen wat u kwijt wilt.